base de datos (ACCES)

Qué es Microsoft Access

Podemos definir a Microsoft Access 2000 (en adelante MS-Access ó Access) como un sistema de administración de bases de datos relacionales, diseñado especialmente para ser utilizado bajo Windows 95/98. Veamos el significado de esta definición, mediante la descripción de sus componentes.

Qué es una base de datos
Una base de datos es una colección de informaciones o datos relacionados con un tema particular. Todos los que hemos trabajado en los archivos de una oficina o simplemente consultando un libro en una biblioteca, sabemos en qué consiste una base de datos "en cartulina"; un contenedor adecuado (fichero) en donde se disponen una cantidad de tarjetas o fichas de manera que puedan revisarse con facilidad, y generalmente en un orden determinado (alfabético, por ejemplo).
Cada una de las tarjetas contiene datos sobre un determinado artículo (libros, en el caso de la biblioteca) los que se ingresan de una manera prefijada y uniforme para todas ellas (autor, título, número de catálogo, tema, cantidad de páginas, editorial, lugar y fecha de la impresión, por ejemplo).

Ahora bien, en las bases de datos electrónicas la información se ingresa, se guarda y se administra en computadoras mediante programas especializados, entre los que se destaca Access, objeto de este curso.

Bases de datos y ficheros manuales

Si necesitáramos ubicar un libro por su título, de estar las tarjetas en el fichero ordenadas alfabéticamente por título, no tendremos que mirar cada una de las fichas hasta encontrarlo.
Pero si lo que buscamos en ese fichero son los libros sobre un determinado tema, nos será preciso revisar el fichero en su totalidad para ubicarlos.
Siempre refriéndonos al fichero manual, podríamos dar una solución a este problema manteniendo una copia del mismo ordenada por tema, otra por autor, etc., lo que nos obligaría a la tediosa tarea de actualizar todos y cada uno de estos ficheros toda vez que se produzca una novedad.

Campos, registros, tablas y bases

Un campo es la pieza más pequeña de información de la que se compone una base de da-tos. Esta parte indivisible contiene un único dato, como por ejemplo un precio, un tamaño, un nombre, etc.
Los campos se disponen en conjunto llamados registros. Un registro es, en medios electrónicos de almacenamiento, el equivalente a la ficha.
Del mismo modo que las fichas, cada registro está compuesto por los mismos campos y en la misma disposición; sólo cambia el contenido, pero permanecen invariables la longitud y la ubicación de cada uno de los datos en todos los registros.
Esta colección de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupa en Access en lo que se denomina una tabla, que es el equivalente del contenedor o fichero manual. Por ejemplo, si el tercer campo del registro es el precio, todos los registros de una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos valores numéricos correspondientes al precio de cada producto o artículo.
La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas. Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontraremos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla.

Los nombres de los campos que aparecen al tope de la tabla, describen la información que contendrá cada uno de ellos, y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el campo.

Qué significa relacional
Este término está referido a la forma en que Access organiza la información de las distintas tablas que componen la base de datos.
La siguiente figura muestra la aplicación de una base de datos relacional a un sistema de clientes:
Vemos que en la tabla de clientes muchos de sus campos se hallan codificados, por ejemplo, el vendedor está reemplazado en la tabla de clientes por un número, que luego se traduce, tabla de vendedores mediante, al nombre correspondiente que aparece en la ficha (recuadro gri-sado que vemos en la parte inferior de la figura). Algo similar ocurre con la provincia y la categoría de inscripción en el IVA.

El mecanismo de la relación es muy sencillo: basta con establecer la misma (indicando qué campos y qué tablas intervienen) para luego acceder automáticamente a los datos relacionados.
Por ejemplo, y con referencia a la figura, establecemos la relación del campo Cat. Con la tabla de categorías IVA, del campo Vend. Con la tabla de vendedores, etc.
Una vez establecidas las mencionadas relaciones, cada vez que se lee un registro en la tabla de clientes, se posicionan en el lugar correspondiente todas las tablas que se encuentran relacionadas.

En el ejemplo, con sólo acceder al cliente número 249, la tabla vendedores (en los ejemplos amada Comisión) se posicionará en "Mario" y la de categoría de IVA en "Resp. Inscripto".
Podemos mostrar entonces directamente el nombre del vendedor en lugar de su código, ocurriendo algo similar con la categoría IVA y la provincia. Elaboraremos así una vista del archivo de clientes con todas las descripciones necesarias. La información obtenida por medio de las relaciones se muestra en cursiva en el cuadro grisado de la figura, a este tipo de vista particular de la base lo llamaremos consulta.
Una base de datos relacional, finalmente, es un sistema específicamente diseñado para el manejo de información que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas relacionadas entre sí.

Creando una base de datos

La primera de las alternativas del cuadro de la figura 1.6 (lección anterior) es la creación de una nueva base de datos en blanco, que es lo que haremos seguidamente.
1. Activemos la casilla correspondiente a la primera opción: Base de datos de Access en blanco y pulsemos Aceptar.
Se presentará ahora el cuadro de diálogo de la figura 1.7, en donde se nos propone la creación de una base de datos con nombre db1.

Este nombre se encuentra actualmente seleccionado, lo que significa que cualquier cosa que escribamos con el teclado lo reemplazará.
2. Cambiemos entonces el nombre propuesto por otro más adecuado para nuestros propósitos; escribamos practica y pulsemos luego el botón Crear.
Aunque la palabra "práctica" lleva acento es recomendable no utilizarlo en ningún caso en el que debamos asignar nombres de archivos, carpetas, direcciones de Web y e-mail, etc.; de esta manera evitaremos confusiones en lo futuro.

Luego de pulsar Crear se presentará en la pantalla de Access una ventana muy importante con la que trabajaremos a lo largo de todo este curso